Agregar Políticas a las librerías
(Borrar elemento después de un periodo de tiempo definido)
Ricardo Aguilar Osorio
Agregar Políticas a las librerías
En algunos casos es necesario agregar vigencia a los documentos de una librería para depurar el contenido de SharePoint 2010 y evitar que se llene de información innecesaria, por otro lado también es útil cuando cargamos contenido con vigencia definida y de antemano sabemos que solo deberá estar disponible por cierto periodo de tiempo.
1. Para esto lo que necesitamos hacer es agregar una política a la lista y configurar las reglas de vigencia.
2. Accedemos a la propiedad "Information management policy settings" dentro del menú "Permissions and Management".
3. Damos clic en el link "Change source" para agregar una restricción basada en una programación de tiempo.
4. Seleccionamos la opción "Library and Folders", al hacer esto nos desplegará una cuadro de dialogo, debemos dar clic en aceptar.
5. Se deberá mostrar en la pantalla otras opciones, dentro de esa nueva sección debemos dar clic al link "Add a retention stage…"
6. Seleccionar el evento que detonará la acción, este puede ser cuando el documento se cree, cuando se modifique o cuando se declare un registro, junto con esto se debe agregar el tiempo que deberá transcurrir, este puede ser en Días, Meses o Años.
Posterior a ello se deberá configurar la acción a realizar, esta puede ser:
a. Mover a Papelera de reciclaje
b. Borrar permanentemente
c. Transferir a otro lugar
d. Iniciar un flujo de trabajo
e. Descartar el siguiente estado
f. Declarar un registro
g. Borrar previos Drafts (Permite recurrencia)
h. Borrar todas las versiones anteriores (Permite recurrencia).
Una vez realizada esta configuración los registros de una librería tendrán vigencia.
Suerte!